Автоматизация бизнес-процессов компании

Какие процессы автоматизируем

• Заявки и заказы

  Входящая заявка попадает в работу, а заказ передаётся между отделами и системами без повторного набора.

• Документы и задачи

  Документ создаётся по правилам, а задача уходит нужному сотруднику по маршруту.

• Статусы и уведомления

  Статус обновляется по событию, а сотрудник получает уведомление, когда от него требуется действие.

• Проверки и последовательность

  Поля проверяются заданными правилами, а следующий шаг запускается только после предыдущего.

Чем это отличается от интеграции

• Интеграция

  Обеспечивает передачу данных между системами.

• Автоматизация процесса

  Связывает несколько операций в сценарий, который сокращает ручные действия.

Как выглядит автоматизация на практике

1. 1. ЗаявкаКлиент отправляет заказ через сайт.
2. 2. ПередачаДанные поступают в CRM или внутреннюю систему.
3. 3. ПроверкаПравила проверяют необходимые поля.
4. 4. УведомлениеСотрудник получает уведомление.
5. 5. СтатусСтатус обработки доступен в системе.

Условный пример сценария. Конкретные этапы и интеграции определяются задачей компании.

Когда готовых инструментов недостаточно

Готовые CRM и сервисы подходят для многих типовых задач. Индивидуальная разработка нужна, когда процесс не укладывается в их стандартный сценарий.

• Нестандартный процесс

  Шаги отличаются от сценариев готового ПО.

• Несколько систем

  Данные и действия распределены между разными системами.

• Свои правила

  Нужны отдельные проверки и контроль результата.

Как выбрать первый процесс

Начинают с одной операции, которая уже повторяется, имеет понятные вход и выход и сейчас делается вручную. Готовое техническое задание не нужно: на обсуждении достаточно назвать, кто выполняет работу, какие системы участвуют и какой результат нужен на первом этапе.

• Граница этапа

  В первый этап входит только то, без чего результат не работает. Соседние отделы, лишние отчёты и новые роли остаются на потом.

• С чего не начинают

  Плохой первый шаг — «автоматизировать всю компанию», не назвав ни одного процесса, или обещать экономию времени до того, как посчитаны ручные шаги.

• Где ломается внедрение

  Систему без доступа к API подключать рано. Если сбой обмена никак не виден, ручная работа возвращается, только её труднее заметить.

От чего зависит стоимость автоматизации

Стоимость считают по конкретному процессу: сколько в нём шагов, систем и проверок. Автоматизация всей компании за стартовую цену не обещается.

• Один процесс — от 60 000 ₽

  Короткая последовательность операций, которую можно выполнить без отдельных интерфейсов, ролей и сложной обработки ошибок.

  Например, автоматическая передача заявки в существующую систему, проверка нескольких согласованных полей и уведомление сотрудника. Итоговая стоимость зависит от доступных интеграций, правил обработки и требований к надёжности.

• Комплексная автоматизация — по оценке

  Несколько этапов, систем, проверок, ролей или дополнительных экранов. Состав и стоимость определяются после разбора текущей работы.

1. Количество систем.
2. Число шагов и правил.
3. Качество и доступность API.
4. Необходимость отдельных интерфейсов.
5. Обработка ошибок и контроль состояния.
6. Требования к инфраструктуре.

Если процесс длиннее одного простого сценария, стартовая цена интеграции к нему не применяется. Такой объём оценивается отдельно.

Вопросы об автоматизации

• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

  Заявки и заказы, документы, маршруты задач, статусы, уведомления и проверки по правилам. Универсального сценария для любой компании нет.

• Можно ли подключиться к существующей CRM или внутренней системе?

  Да, если есть API, файл или другой согласованный способ доступа. Мы подключаем уже используемые системы в объёме задачи и не внедряем произвольную CRM, ERP или 1С как готовый продукт.

• Можно ли автоматизировать только один процесс?

  Да. Первый этап может быть одним процессом с понятным результатом. Остальные изменения оцениваем отдельно.

• Как рассчитывается стоимость автоматизации?

  Простой процесс из короткой последовательности операций начинается от 60 000 ₽. Несколько систем, ролей, проверок и экранов оцениваются после изучения текущей работы.

Если нужна только передача данных между системами, это услуга Интеграции и данные.

Если шаг требует разбора текста, документов или неструктурированных данных, смотрите Внедрение ИИ в бизнес.